Política de Tratamiento de Datos Personales

0. Resumen

Recogemos tu nombre, apellido y correo electrónico para crear tu cuenta, y los documentos académicos que subes para poder formatearlos.

Para formatear tu documento enviamos su contenido a proveedores de inteligencia artificial ubicados fuera de Colombia. El servicio no puede prestarse sin ello. Al usar Normas7 nos autorizas expresamente a realizar esa transferencia internacional.

No vendemos tus datos, no los usamos con fines publicitarios y no empleamos cookies analíticas ni de seguimiento.

Puedes eliminar tu cuenta y todos tus datos de forma permanente desde Ajustes → Cuenta, o ejercer tus derechos escribiendo a soporte@normas7.com.

1. Responsable del Tratamiento

Razón social: Huilapp. NIT: 83.091.038-0. Domicilio: Cra 1 # 15-45, Campoalegre, Huila, Colombia.

Correo para el ejercicio de derechos: soporte@normas7.com. Área responsable de la atención: Equipo de Soporte de Normas7.

Sitio y aplicación: normas7.com, app.normas7.com y la aplicación móvil Normas7.

Esta política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, del Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013) y demás normas que regulan el tratamiento de datos personales en Colombia.

2. Ámbito de aplicación y definiciones

Esta política aplica a toda persona natural que cree una cuenta o utilice Normas7 (el “Titular” o “tú”).

Dato personal: información vinculada o asociable a una persona natural determinada o determinable. Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión). Responsable: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento. Encargado: el tercero que trata datos por cuenta del Responsable. Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.

3. Datos que tratamos

3.1 Datos de la cuenta (obligatorios salvo indicación): nombre y apellido, y correo electrónico (del Titular al registrarse, o de Google si usa el acceso federado); contraseña (obligatoria salvo acceso con Google); identificador de la cuenta de Google (solo con Google); fotografía de perfil (opcional); preferencia de apariencia (opcional); y fechas de creación/actualización y estado de verificación del correo (generadas por el sistema). La contraseña no se almacena en texto legible: se conserva transformada con bcrypt (cifrado unidireccional), que no permite recuperarla.

3.2 Contenido que subes: al subir un documento (.pdf o .docx, hasta 50 MB) tratamos el archivo original, el texto íntegro con su estructura, tablas e imágenes, el nombre/formato/tamaño del archivo, los datos de portada (título, autores, institución, curso, profesor y fecha), una copia por cada versión generada, los mensajes del chat y las respuestas del asistente, y los registros de procesamiento (tarea, resultado y fragmentos de entrada/salida de cada paso).

3.3 Datos técnicos y de soporte: dirección IP (para limitar la frecuencia de peticiones y bloquear accesos abusivos; se maneja en memoria temporal y en los registros técnicos del servidor, no en nuestra base de datos); navegador y dispositivo (registros técnicos y, en los reportes de soporte, diagnóstico); reportes y sugerencias (asunto, descripción y hasta tres capturas); y el consumo de procesamiento asociado a la cuenta.

3.4 Datos de terceros en los documentos: los trabajos suelen incluir nombres de coautores, profesor y de la institución. Esos datos se almacenan con el documento y se transmiten a los proveedores de IA (sección 6). Al subir un documento, el Titular declara estar facultado y asume la responsabilidad de informar a dichos terceros cuando corresponda.

3.5 Datos que NO tratamos: no solicitamos ni almacenamos número de teléfono, dirección postal, fecha de nacimiento, documento de identidad, ubicación geográfica ni datos de tarjetas o cuentas bancarias. No tratamos deliberadamente datos sensibles; si un documento los contiene, recibirán el mismo tratamiento que el resto del texto.

4. Finalidades del Tratamiento

Prestación del servicio (extraer el texto, aplicar normas APA 7, generar portada, resumen, encabezados, citas, referencias, tablas, índice y correcciones, y permitir la exportación); gestión de la cuenta (registro, verificación, inicio de sesión, recuperación de contraseña); comunicaciones transaccionales (código de verificación, restablecimiento y avisos de la cuenta); asistente conversacional; seguridad (limitar peticiones, bloquear accesos abusivos, diagnosticar incidencias); soporte y mejora; medición de uso; y cumplimiento legal.

Los datos y el contenido de los documentos no se utilizan con fines publicitarios, de elaboración de perfiles comerciales, de cesión a terceros con fines comerciales ni para decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre el Titular.

5. Autorización

El tratamiento se realiza con la autorización previa, expresa e informada del Titular, otorgada al crear la cuenta y usar el servicio tras haberse puesto a su disposición esta política (art. 2.2.2.25.2.4 del Decreto 1074 de 2015). Determinados datos se tratan por ser necesarios para la ejecución contractual y el cumplimiento de obligaciones legales.

El Titular puede revocar su autorización en cualquier momento y solicitar la supresión de sus datos (sección 10). La revocación relativa al contenido de los documentos impide la prestación del servicio, pues no existe una modalidad de formateo que no requiera ese tratamiento.

6. Tratamiento mediante inteligencia artificial

6.1 Información que se transmite: para formatear y mejorar el documento, su contenido se transmite a modelos de lenguaje operados por terceros fuera de Colombia. Según la función: corrección ortográfica/gramatical (casi todo el cuerpo, por lotes); formateo de citas (el texto de cada sección con citas); mejora de redacción (la sección a reescribir y el contexto contiguo); edición por chat (datos de portada, encabezados, la instrucción y las secciones que el modelo requiera); chat conversacional (un resumen del documento y los últimos diez mensajes); resumen (título y hasta 8.000 caracteres); portada (líneas de las primeras páginas); búsqueda de bibliografía (fragmentos para generar términos y asignar citas); y tablas, figuras e imágenes (las imágenes incrustadas, para su descripción y ubicación).

6.2 Información que NO se transmite: no se envían a los proveedores de IA el nombre de la cuenta, el correo ni el identificador del Titular; las peticiones contienen solo el texto a procesar y parámetros técnicos. No se transmite el archivo original completo (la extracción se hace en nuestra infraestructura). La generación de los DOCX y PDF finales también se hace en nuestra infraestructura. Las tareas de formateo de referencias, índice, encabezado y validación APA se ejecutan sin IA. No obstante, el texto de un trabajo suele contener el nombre del autor, coautores, profesor e institución, por lo que la transmisión no puede considerarse anónima.

6.3 Proveedores y país de tratamiento: DeepSeek (China, modelos de lenguaje sobre el texto), Moonshot AI/Kimi (China, análisis de imágenes), Anthropic (Estados Unidos), OpenAI (Estados Unidos) y Mistral AI (Francia). Para la búsqueda de bibliografía se consultan Serper.dev, Semantic Scholar y CrossRef, a los que solo se transmiten términos de búsqueda de pocas palabras, no fragmentos del texto.

6.4 Carácter indispensable: no se ofrece una modalidad del servicio que excluya el tratamiento mediante IA. Sin él no pueden prestarse las funciones de chat, resumen, portada, corrección, citas, encabezados ni búsqueda de referencias. Quien no acepte este tratamiento no debe subir documentos.

6.5 Limitaciones: los modelos de lenguaje pueden generar texto incorrecto, referencias inexactas o alteraciones del sentido original. En algunas funciones el texto generado se incorpora directamente al documento. La revisión del resultado y la responsabilidad académica del trabajo corresponden exclusivamente al Titular.

7. Encargados y destinatarios

No vendemos, arrendamos ni cedemos datos personales a terceros con fines comerciales. Se comparten únicamente con quienes prestan servicios necesarios para la operación, en la medida estrictamente necesaria:

• Proveedores de IA (sección 6.3): reciben el contenido del documento, sin el nombre de la cuenta ni el correo del Titular. • Google LLC: en el acceso federado, los datos de perfil básico (identificador, correo, nombre y fotografía); en toda visita, la IP y datos del navegador por la carga de tipografías. • Serper.dev, Semantic Scholar y CrossRef: términos de búsqueda breves. • Hostinger: correo y nombre del Titular, para las comunicaciones transaccionales. • Hostinger: alojamiento de la base de datos, el almacenamiento de archivos y los servicios de procesamiento, con los datos en reposo.

No utilizamos analítica web, telemetría, seguimiento de errores, publicidad, redes sociales ni notificaciones push. Los datos podrán revelarse cuando lo exija una autoridad competente o sea necesario para ejercer o defender reclamaciones.

8. Transferencia internacional

Conforme a la sección 6, el contenido de los documentos se transmite a proveedores fuera de Colombia, en países que pueden no haber sido declarados por la Superintendencia de Industria y Comercio como de nivel adecuado de protección, en particular China y Estados Unidos.

Esta transferencia se ampara en el literal a) del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012: la autorización expresa e inequívoca del Titular. Al aceptar esta política y subir un documento, el Titular la autoriza con conocimiento de los países de destino. No aceptarla impide utilizar el servicio.

9. Conservación y supresión

Los datos se conservan mientras la cuenta esté activa y hasta que el Titular solicite su supresión o revoque su autorización, salvo obligación legal o para el ejercicio o defensa de reclamaciones. Las vistas previas de los cambios propuestos por el asistente caducan a los quince minutos y se eliminan automáticamente.

9.1 Eliminación de la cuenta (Ajustes → Cuenta): antes de confirmar se muestra un resumen de lo que se eliminará. Requiere reautenticación (contraseña, o verificación de la cuenta de Google) y confirmación expresa; es inmediata, permanente e irreversible, sin periodo de gracia. Elimina en cascada los documentos, versiones, chats, mensajes, trabajos de procesamiento, registros de consumo, reportes y credenciales; borra del almacenamiento los documentos, imágenes extraídas, foto de perfil y capturas; cancela cualquier suscripción activa; y cierra las sesiones en todos los dispositivos. Se recomienda descargar los documentos antes.

9.2 Eliminación de un documento concreto: el documento deja de estar accesible y su contenido principal se retira de la base de datos, y se eliminan del almacenamiento el archivo original y las imágenes extraídas. El historial de versiones, los mensajes del chat asociado y los registros de procesamiento no se eliminan en esa operación y pueden conservar copias del texto. Para suprimir esos registros derivados, el Titular puede escribir a soporte@normas7.com o eliminar su cuenta (sección 9.1), que sí los suprime en su totalidad.

10. Derechos del Titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular puede: conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización; ser informado del uso dado a sus datos; presentar quejas ante la SIC; revocar la autorización y solicitar la supresión (cuando no medie un deber legal o contractual); y acceder gratuitamente a sus datos.

10.1 Ejercicio directo en la aplicación: consultar y editar la cuenta, modificar/eliminar la foto de perfil, cambiar la contraseña (cierra todas las sesiones) y eliminar la cuenta desde Ajustes → Cuenta; consultar el consumo en Ajustes → Uso; consultar, renombrar, editar, exportar y eliminar documentos y versiones desde Mis documentos.

10.2 Ejercicio mediante solicitud a soporte@normas7.com: modificar el correo de la cuenta; suprimir el historial de chat conservando cuenta y documentos; suprimir los reportes de soporte y sus capturas; suprimir los registros derivados de un documento ya eliminado; obtener una copia completa de los datos; prueba de la autorización; y revocación de la autorización.

10.3 Procedimiento y plazos: las solicitudes se remiten desde el correo asociado a la cuenta (si no, se requerirá acreditar la identidad). Consultas: máximo diez (10) días hábiles. Reclamos: máximo quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recepción. Si el reclamo está incompleto, se requerirá subsanarlo dentro de los cinco (5) días; transcurridos dos (2) meses sin respuesta se entenderá desistido.

10.4 Reclamación ante la autoridad: el Titular puede presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co) una vez agotado el trámite ante el Responsable.

11. Medidas de seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables: cifrado unidireccional de contraseñas con bcrypt (no se almacenan en texto legible); exigencia de contraseñas robustas (8–128 caracteres con mayúscula, minúscula, número y carácter especial); verificación obligatoria del correo mediante código de seis dígitos con caducidad de quince minutos y máximo de cinco intentos; cifrado en tránsito (HTTPS/TLS); protección de la sesión (cookie httpOnly, SameSite=Strict, restringida a la ruta de autenticación; token de acceso solo en memoria, caduca a los quince minutos); rotación de credenciales de sesión y cierre de todas las sesiones al cambiar la contraseña; limitación de peticiones por IP y bloqueo temporal tras cinco intentos fallidos; control de acceso a los documentos por titularidad; enlaces de descarga temporales (una hora); verificación criptográfica del identificador de Google; respuestas genéricas en recuperación de contraseña; y reautenticación obligatoria para eliminar la cuenta.

La fotografía de perfil es accesible mediante una dirección pública; quien suba una foto debe considerarla potencialmente visible por terceros. Los documentos y las demás imágenes se sirven mediante enlaces protegidos de vigencia limitada. Ningún sistema es completamente seguro; el Titular es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales.

12. Menores de edad

Normas7 está dirigido a estudiantes universitarios y su uso está reservado a personas mayores de 18 años. La edad no se verifica en el registro; al crear una cuenta, el Titular declara cumplir este requisito.

El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se rige por el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.2.9 del Decreto 1074 de 2015. Los padres o representantes legales de un menor con cuenta pueden solicitar su eliminación escribiendo a soporte@normas7.com.

13. Cookies y almacenamiento en el dispositivo

Utilizamos una única cookie técnica y dos claves de almacenamiento local para recordar preferencias de la interfaz. No usamos cookies analíticas, publicitarias ni de seguimiento. El detalle completo figura en la Política de Cookies.

14. Modificaciones

Esta política puede ser actualizada. Los cambios sustanciales se comunicarán por correo o mediante aviso visible en la aplicación, con antelación razonable. Cuando impliquen una finalidad distinta de la autorizada, se solicitará una nueva autorización.

15. Contacto

Responsable: Huilapp — NIT 83.091.038-0. Domicilio: Cra 1 # 15-45, Campoalegre, Huila, Colombia. Correo: soporte@normas7.com. Autoridad de control: Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co).